本店移転登記と印鑑カードの発行について｜管轄外移転で印鑑証明書が取れない期間への備え

大阪の堺の司法書士の植田麻友です。

弊所は南海堺東駅が最寄りの司法書士事務所です。

本店移転の登記は、手続きそのものはそれほど複雑ではありません。ところが、管轄の違う法務局へ移転する場合には、登記が終わった後にもう一手間が残ります。それまで使っていた印鑑カードが使えなくなり、新しい管轄の法務局で改めて交付を受けないと印鑑証明書が取れなくなるのです。令和7年4月21日から印鑑届書の提出が不要になったこともあり、印鑑まわりは何もしなくてよいと受け取られがちですが、印鑑カードは別の話です。本記事では、本店移転と印鑑カードの関係、印鑑証明書が取れない期間への備え、費用、そして実務でつまずきやすい点まで、堺市で商業登記のご相談を数多くお受けしてきた経験を踏まえて、実務目線で解説します。

第1章 本店移転登記と印鑑カードの関係

（1）印鑑カードとは何か

印鑑カードは、会社の印鑑証明書を法務局で受け取るために必要なカードです。印鑑証明書を窓口で請求するときは、必ずこのカードを提示する必要があります。会社の実印を法務局に届け出た際に交付を受け、その後は継続して使うものであるため、金庫に入れたまま普段は意識しないという会社も多いのではないでしょうか。

ここで押さえておきたいのは、印鑑カードが「会社」ではなく「その会社を管轄する法務局」との関係で発行されているという点です。この性質が、本店移転の場面で効いてきます。

（2）本店移転が印鑑カードに影響するのはどの場面か

影響するのは、移転によって管轄の法務局が変わる場合です。同じ法務局の管轄の中で移転するのであれば、登記記録も印鑑の記録もそのまま引き継がれますので、印鑑カードは今までどおり使えます。

これに対して、管轄をまたぐ移転では、登記記録が新しい管轄の法務局に移ります。このとき印鑑の記録は引き継がれますが、印鑑カードは引き継がれません。登記が完了した後に、新しい本店所在地を管轄する法務局に対して、改めて印鑑カードの交付を請求する必要があります。

① 印鑑証明書が必要になる場面を先に洗い出す

印鑑証明書は、不動産の取引、金融機関との契約、許認可の申請、入札の参加資格審査など、会社の重要な場面で求められます。本店移転の予定が立った段階で、直近数か月にこうした予定が入っていないかを確認しておくと、後から慌てずに済みます。特に決済日が動かせない取引を控えている場合は、移転日そのものを調整する判断もありえます。

② 管轄が変わるかどうかの調べ方

移転先の住所を管轄する法務局は、法務局のウェブサイトで住所から調べることができます。同じ都道府県内であっても支局や出張所の単位で管轄が分かれていますので、都道府県が変わらないから同じ管轄だろうという見当で進めないことをおすすめします。

あわせて、商業登記の管轄と不動産登記の管轄は必ずしも一致しない点も頭の隅に置いておくとよいでしょう。会社名義の不動産がある場合、本店移転にともなって不動産登記の名義人住所も変更の対象になりますが、その手続きを扱う法務局は不動産の所在地によって決まります。

第2章 令和7年4月21日から変わったこと

（1）以前は何が必要だったか

従来、本店を他の法務局の管轄区域内に移転する場合には、新しい本店所在地を管轄する法務局に対して、改めて印鑑届書を提出する必要がありました。会社の実印を変えるわけではないのに、同じ印鑑をもう一度届け出るという手続きです。

（2）今は印鑑届書の提出が不要

令和7年4月21日から、本店を他の登記所の管轄区域内に移転する登記を申請する際に、印鑑届書を提出する必要がなくなりました。旧本店所在地を管轄する法務局に記録されている印鑑の情報が新しい管轄の法務局に引き継がれ、印鑑が提出されたものとして扱われるためです。ただし、印鑑の記録について廃止などの記録がされていないものに限られます。

（3）印鑑を変える場合は改印届書が必要

本店移転を機に会社の実印そのものを変更する場合は、話が別です。この場合は、本店移転の登記の申請前または申請と同時に旧本店所在地を管轄する法務局へ、あるいは登記完了後に新本店所在地を管轄する法務局へ、改印届書を提出することになります。移転と改印を同じタイミングで進めたい場合は、どちらの法務局にいつ出すのかを整理してから動くと混乱がありません。

① 印鑑届書が不要になっても印鑑カードは引き継がれない

ここが本記事で最もお伝えしたい点です。印鑑届書の提出が不要になったのは、あくまで印鑑の情報が引き継がれるようになったからであって、印鑑カードまで引き継がれるわけではありません。登記が終わった後に、新しい本店所在地を管轄する法務局に対して改めて印鑑カードを請求する必要があります。

② 誤解しやすいポイント

「印鑑の届出が不要になった」という情報だけが伝わると、印鑑まわりの手続きは何もいらなくなったと受け取られがちです。実際には、印鑑証明書を取るための入口である印鑑カードは自分で請求しなければならず、請求できるのは登記が完了した後です。手続きが一つ減った分、残った一つを忘れやすくなったとも言えます。

第3章 手続きの流れ（移転日から印鑑カードの再交付まで）

（1）本店移転を決議し、移転日以後に登記を申請する

定款に本店の所在場所まで定めている場合は株主総会の決議が必要になり、最小行政区画までしか定めていない場合は取締役会または取締役の決定で移転先を決めます。登記の申請は、実際の移転の日より前にすることはできません。移転日を先に決めてから、その日以後に申請する流れになります。

（2）旧本店所在地宛てと新本店所在地宛ての2通を提出する

管轄外への移転の場合、申請書は旧本店所在地を管轄する法務局宛てと、新本店所在地を管轄する法務局宛ての2通を作成し、旧本店所在地を管轄する法務局にまとめて提出します。2通を別々の法務局に出すわけではない点は、間違えやすいところです。

（3）登記が完了するのを待つ

提出された書類は、旧本店所在地を管轄する法務局から新本店所在地を管轄する法務局へ送られ、新しい管轄で登記記録が作られます。この間は、旧管轄の印鑑カードは使えず、新しい印鑑カードもまだ請求できないという状態になります。

（4）新しい管轄の法務局に印鑑カードを請求する

登記が完了したら、新本店所在地を管轄する法務局に印鑑カード交付申請書を提出して、新しい印鑑カードの交付を受けます。カードを受け取って初めて、窓口で印鑑証明書を請求できる状態に戻ります。

印鑑カード交付申請書には、会社法人等番号、商号、本店、そして印鑑を届け出ている代表者の資格・氏名・生年月日を記載します。書類そのものは1枚で、事前に用意しておけば法務局での手続きは短時間で済みます。登記の完了予定日を確認しておき、申請書を先に作っておくと、完了を待って動き出すまでの時間を詰められます。

① 実務スケジュールの目安

移転日の決定から印鑑カードの再交付までは、登記の完了までにかかる期間に左右されます。法務局の混み具合によって処理期間は変わりますので、余裕を持たせるのであれば、印鑑証明書が必要な予定は移転から1か月程度は入れないでおく、という組み方が安全です。急ぐ事情がある場合は、管轄の法務局に処理期間の目安を確認しておくとよいでしょう。

第4章 費用と、あわせて確認しておきたい手続き

（1）登録免許税

本店移転の登録免許税は、管轄内の移転であれば3万円です。管轄外への移転の場合は、旧本店所在地宛ての申請と新本店所在地宛ての申請でそれぞれ3万円かかりますので、合計6万円になります。

（2）証明書の手数料

移転後は、取引先や金融機関に提出するために登記事項証明書や印鑑証明書が必要になる場面が出てきます。これらの手数料は令和7年4月1日から改定されていますので、以前の金額のまま印紙を用意して不足するということがないよう注意が必要です。

① 費用の目安

管轄外へ本店を移転し、移転後に登記事項証明書と印鑑証明書を窓口で1通ずつ取得する場合の費用を整理すると、次のようになります。

登録免許税（旧本店所在地宛ての申請）	30,000円
登録免許税（新本店所在地宛ての申請）	30,000円
登記事項証明書（書面請求・1通）	600円
印鑑証明書（書面請求・1通）	500円
合計	61,100円

上記はあくまで一般的な目安であり、管轄内の移転であれば登録免許税は3万円です。証明書の手数料は、オンラインで請求する場合には書面請求より低い金額が設定されています。

② 電子証明書を使っている場合

電子申請や電子契約のために商業登記電子証明書を取得している会社では、本店の表示が証明書の内容に含まれています。本店が変わった場合の取扱いを確認しないまま使い続けると、必要な場面で受け付けられないということが起こりえますので、移転の計画に合わせて確認しておくとよいでしょう。

（3）許認可・金融機関・取引先への届出

本店移転は、登記のほかにも届出先が多い手続きです。税務署や都道府県・市町村への異動届、社会保険関係の手続き、許認可を受けている場合はその変更届、金融機関の届出住所の変更、取引先への通知と、並行して進めるものが並びます。これらの多くは登記事項証明書の添付を求められますので、登記完了後にまとめて取得できるよう、必要な通数を先に数えておくと二度手間になりません。

提出先によっては、登記事項証明書ではなく印鑑証明書を求められることもあります。この場合は印鑑カードが手元にないと動けませんので、届出先の一覧を作る段階で、どちらの証明書が必要なのかまで書き分けておくと、印鑑カードの請求を後回しにできない予定が見えてきます。

第5章 実務でつまずきやすいポイントと回避策

（1）決済の直前に本店移転を入れてしまった事例

不動産の売買や借入れの実行が控えているのに、その直前に管轄外への本店移転を進めてしまい、決済当日に印鑑証明書が用意できないという事態が起こることがあります。印鑑カードが手元にない期間は、窓口で印鑑証明書を受け取ることができません。移転の日程を決める段階で、印鑑証明書の提出を求められる予定がないかを確認し、必要であれば移転日を後ろにずらすか、事前に印鑑証明書を取得しておく判断が必要です。

実務上は、事務所の引越し自体は決まっていても、登記上の本店移転の日をいつにするかには一定の裁量があります。決済や契約の予定が先に決まっているのであれば、それらを終えてから移転日を設定するという組み立ても十分に可能です。移転の登記だけを切り離して考えず、その時期に会社が予定している取引と並べて眺めてみることをおすすめします。

（2）印鑑届書が不要になったことで、印鑑カードも不要と思い込んだ事例

令和7年4月21日の改正を「印鑑まわりの手続きがなくなった」と理解してしまい、登記完了後に印鑑カードを請求しないまま数か月が経過し、いざ印鑑証明書が必要になった段階で気づく、というケースです。登記が完了したらすぐに印鑑カードの交付を請求しておけば、この空白は生じません。移転後にやることのリストに、印鑑カードの請求を明記しておくことをおすすめします。

（3）代表者の交代と本店移転を同時に進めた事例

本店移転と代表取締役の変更を同じ時期に行う場合、印鑑を届け出ている代表者が交代することになるため、印鑑の取扱いが一段複雑になります。新しい代表者の印鑑をいつ、どちらの法務局に届け出るのかを整理しないまま進めると、手続きが前後して余計な時間がかかります。同時に動かす事情がないのであれば、時期をずらす方が結果的に早く終わることもあります。

① 本店移転の前に確認しておきたいチェックポイント

整理すると、確認しておきたいのは次の4点です。移転によって法務局の管轄が変わるか、移転後1か月程度の間に印鑑証明書を提出する予定がないか、会社の実印を変更する予定があるか、そして移転後にやることのリストに印鑑カードの請求が入っているか。この4点を先に押さえておけば、印鑑まわりで足止めされることはほとんどなくなります。

本店移転の登記そのものは、決議と申請書の準備が整えば滞りなく進む手続きです。つまずきが起きるとすれば、登記が終わった後の印鑑カードの請求と、その間に印鑑証明書が取れないという点にあります。管轄が変わるかどうかを早い段階で確認し、印鑑証明書が必要な予定を先に洗い出しておけば、移転そのものは業務を止めずに進められます。移転の時期と他の登記や取引の予定が重なりそうな場合は、早い段階で専門家に相談し、順番を整理してから動くことをおすすめします。

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私が記事を書きました。

中小企業をを元気にする活動をしています!!

司法書士・行政書士/植田麻友

 

1988年岸和田生まれ、堺育ち。2011年司法書士試験合格。父親が中小企業経営者であったが、幼い頃に会社が倒産し、貧しい子供時代を過ごした経験から中小企業支援を決意。現在は、大阪府堺市で司法書士事務所を開業し、相続・法人（商業）登記をメインに活動をしています。