【株主総会】書面決議および書面報告

司法書士の植田麻友です。

まずこちらをご覧ください。

先日の書面決議に関する記事から、今回は実務的な内容となります。実際に書面決議を行う際にはどういった手続きが必要となるでしょうか。

取締役会にて書面決議を行う旨の決議

まず、株主総会を書面決議で開催する場合には、その旨を取締役会にて承認を得る必要があります。

議案は下記のように考えられます。

定時株主総会の場合は、決議のみだけではなく、報告事項もございますので、その点についても記載いたします。また、同意書が返送（返信）がある日が不確定になることを避けるために、事前に日付を設定しておくことが一般的です。この日付については、提案書にも記載することになります。

提案書の送付

提案書に対して同意の意思表示を行うことになりますが、同意の意思表示は電子メール等の電磁的記録でも可能とされています。一般的には、書面または電磁的方法で提案書・同意書を送付し、書面または電磁的記録からプリントアウトした同意書に株主が署名または記名押印したものの提出を受けることが多いと考えます。電子メールでの可能ですが、後日同意に疑義が生じないために、会社として保管しておくことが好ましいためです。

この同意書が会社に到達したときに、決議があったものとみなされます。また、書面報告についてもそのように解されています。

到達期間を考慮して、提案書の送付を行うようにいたしましょう。

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司法書士・行政書士/植田麻友

1988年岸和田生まれ、堺育ち。2011年司法書士試験合格。父親が中小企業経営者であったが、幼い頃に会社が倒産し、貧しい子供時代を過ごした経験から中小企業支援を決意。経営者とその家族まで支援できる企業・事業承継支援を行う。